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Planifions une réunion

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Vous est-il déjà arrivé d’assister à une réunion à laquelle vous n’apportiez pas vraiment de valeur ajoutée ? Une réunion qui ne respectait pas le timing ? Ou encore une au cours de laquelle le débat n’a pas permis de comprendre clairement les points de vue ou de dégager une décision ?

Il y a de fortes chances que la réponse soit « oui ». Un bureau d’étude (en 2007) a calculé que l’ensemble de ces réunions coûtait plus de 60 milliards d’euros chaque année rien qu’aux Pays-Bas (50 % pour les salaires, 28 % pour le temps de préparation et 22 % pour les frais de déplacement). Sans parler des effets négatifs sur la motivation. À la clé ? Du stress et un risque de burnout.

Il y a aussi une corrélation claire entre le niveau hiérarchique et le nombre de réunions. La plupart des cadres (supérieurs) y passent beaucoup plus de temps qu’avec leurs clients ou leurs collaborateurs. Tout le monde se plaint du syndrome de « réunionite aiguë », mais il s’avère extrêmement difficile de changer les choses.

Pourquoi ?

  • Elles sont ancrées dans les habitudes (un nouveau département/produit/processus s’accompagne souvent de réunions périodiques).
  • Certains travailleurs associent le nombre de réunions à leur statut.
  • Manque de courage (les gens n’osent pas souvent prendre de décisions et tentent de répartir la responsabilité sur plusieurs personnes).
  • Incertitude (les objectifs ne sont pas clairs, donc on organise une réunion).
  • Il est plus facile de s’asseoir autour d’une table que de travailler réellement.
  • Nous ne connaissons pas beaucoup d’alternatives (bien qu’elles existent).

Quelles sont les alternatives ?

Le « walk and talk » (réunion en marchant) offre une excellente alternative aux réunions traditionnelles (président, rapport, tables…). Le principe est simple.

  • Une personne trace l’itinéraire (en y intégrant un café/restaurant pour un lunch/café/thé).
  • Tous les sujets sont préalablement rassemblés sur un paperboard : mot clé pertinent + nom du collaborateur (max. 30 minutes) et pas de débat lors de la collecte des thèmes.
  • Le « walk and talk » est maintenu, quelle que soit la météo.
  • Il n’y a pas de leader ni de procédure définie. Les groupes se forment spontanément en fonction des sujets qui vous intéressent (et, espérons-le, des thèmes dont vous êtes responsable).
  • Des pauses sont prévues. Un groupe peut alors résumer un point en une minute. Chaque sujet doit déboucher sur une décision concrète (quelle est l’étape suivante ?). De nouveaux groupes se forment automatiquement (si vous n’avez plus rien à apporter, vous rejoignez un autre groupe).
  • Les sujets indiqués sur le paperboard sont passés en revue et associés à leur décision concrète/l’étape suivante ainsi qu’au responsable du suivi. Prenez une photo du paperboard en guise de rapport.
  • Les absents doivent s’adresser à leurs collègues de leur propre initiative pour obtenir des informations.

Il existe d’autres alternatives aux réunions classiques : une téléconférence/conférence par Skype (max. 30 min.), un wiki (ou document de travail partagé), des entretiens individuels ; une brève séance de brainstorming, la méthode des six chapeaux…

Cyriel Kortleven,
orateur international sur le thème « VeranderMindset » (la mentalité du changement) et auteur de plusieurs livres, dont
Less is Beautiful.

 Nous publions chaque semaine une courte méthodologie pour appliquer le principe du « less is more ». Voici le troisième conseil de Cyriel Kortleven.

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