Au début d’une nouvelle relation entre une marque et une agence, les deux parties sont enthousiastes à l’idée d’entamer la collaboration. La conclusion du contrat n’est alors pas une priorité et elle est souvent remise à plus tard.
Il existe toutefois suffisamment de bonnes raisons de signer un contrat écrit à l’entame de la collaboration. Les contrats clarifient les droits et obligations des deux parties et évitent les ambiguïtés.
Vous pouvez, bien sûr, vous inspirer de contrats standards. Le contrat d’agence UBA/ACC constitue un excellent point de départ.
Nous souhaitons également vous donner sept conseils :
1. Faites-le immédiatement
À la fin de la procédure de sélection d’une agence, il importe de convenir de la façon dont les deux parties collaboreront. Ces modalités doivent être reprises dans un contrat avant que la sélection effective ait lieu et soit annoncée publiquement. Le fait que la conclusion du contrat soit retardée, mais que l’agence commence malgré tout à travailler, engendre souvent des désaccords par la suite.
2. Soyez précis(e)
Ne limitez pas votre contrat à quelques principes généraux. Faites preuve de précision, surtout lorsque vous déterminez la rémunération et les principes afférents. Tous les détails du modèle de rémunération convenu doivent être repris dans le contrat.
3. Décrivez le modèle de collaboration
La manière dont les deux parties collaborent est tout aussi importante que le modèle de rémunération. Dans le contexte de la collaboration, la rémunération et l’efficacité sont étroitement liées. Décrivez le modèle de gouvernance et expliquez comment vos équipes parviendront à une collaboration efficace et effective.
4. Rédigez un contrat flexible
La relation évolue dans le temps. De nombreux facteurs peuvent évoluer. Vous ne souhaitez cependant pas réécrire votre contrat chaque fois qu’un changement intervient. Le contrat doit être suffisamment flexible pour s’adapter aux évolutions futures.
5. Impliquez le top management
Il est important d’impliquer le top management dans la sélection des agences. Et il importe tout autant que le top management s’entende sur les principes du contrat à la fois avec l’agence et les annonceurs. Cela évite les conflits de gestion.
6. Soyez exhaustif
Un contrat doit être « universel ». Il s’agit, en effet, d’un document juridique, mais il ne doit pas pour autant être formulé de manière complexe. Décrivez votre accord dans un langage simple, facile à comprendre par tous. Votre contrat doit être suffisamment complet pour décrire ce qui est nécessaire et suffisamment concis pour présenter les choses clairement.
7. Révisez-le au besoin
Même si vous prévoyez un contrat flexible, il ne reste pas valable éternellement. Examinez votre contrat chaque année et évaluez si des changements sont nécessaires. Certaines modifications peuvent être jointes sous la forme d’avenants. Après quelques années, le contrat doit toutefois être adapté à la nouvelle réalité.
Un contrat solide est la clé d’une relation saine et durable entre la marque et l’agence. Il convient, dès lors, d’y accorder la plus grande attention. Même si ce n’est pas la partie la plus passionnante de la procédure de sélection des agences.