Bij de start van een nieuwe relatie tussen merk en bureau zijn beide partijen enthousiast om samen te werken. Het afsluiten van het contract is niet de prioriteit en wordt vaak uitgesteld.
Toch zijn er veel redenen waarom het belangrijk is om bij aanvang een schriftelijk contract te tekenen. Contracten verduidelijken de rechten en plichten van beide partijen en vermijden dubbelzinnigheid.
Er bestaan standaard contracten die u kunt gebruiken als basis. Het UBA/ACC-bureaucontract is een uitstekend uitgangspunt. Daarnaast willen we zeven tips geven over waar we rekening mee moeten houden bij het opstellen van het contract.
1. Doe het onmiddellijk
Als laatste onderdeel van het bureau-selectieproces is het belangrijk om afspraken te maken over hoe beide partijen samen zaken doen. Dit moet in een contract worden opgenomen voordat de daadwerkelijke selectie plaatsvindt en publiekelijk bekend wordt gemaakt. Als de afronding van het contract vertraging oploopt en de het bureau toch al begint te werken, komt er nadien vaak onenigheid.
2. Wees nauwkeurig
Beperk uw contract niet tot enkele algemene principes. Wees nauwkeurig, vooral bij het vaststellen van de vergoeding en de vergoeding-principes. Alle details van het overeengekomen remuneratie-model moeten in het contract worden opgenomen.
3. Beschrijf het samenwerkingsmodel
De manier waarop beide partijen samenwerken is even belangrijk als het remuneratie-model. Remuneratie en efficiëntie in samenwerking zijn nauw met elkaar verbonden. Beschrijf het governance-model en hoe uw teams efficiënt en effectief zullen samenwerken.
4. Maak het flexibel
Een relatie evolueert in de tijd. Heel wat omstandigheden kunnen veranderen. U wilt uw contract echter niet elke keer herschrijven als er iets verandert. Het contract moet flexibel genoeg zijn om toekomstige veranderingen mogelijk te maken.
5. Betrek senior management
Het is belangrijk om het hoger management bij de selectie van de agentschappen te betrekken. En het is net zo belangrijk dat het senior management aan zowel bureau- als adverteerders-zijde overeenstemming bereikt over de principes van het contract. Dit voorkomt managementconflicten.
6. Doe het volledig
Een contract moet alomvattend zijn. Ja, het is een juridisch document, maar dit betekent niet dat het op een complexe manier geformuleerd moet worden. Beschrijf uw overeenkomst in eenvoudige taal die voor iedereen gemakkelijk te begrijpen is. En houd het lang genoeg om te beschrijven wat er nodig is en kort genoeg om het duidelijk te maken.
7. Herzie het indien nodig
Zelfs als u flexibiliteit in uw contract inbouwt, blijft het niet eeuwig valabel. Evalueer het contract jaarlijks en evalueer of er wijzigingen nodig zijn. Sommige wijzigingen kunnen in bijlagen worden aangebracht. Maar na een paar jaar moet het contract worden aangepast aan de nieuwe realiteit.
Een goed contract is de sleutel tot een gezonde en duurzame relatie tussen het merk en het bureau. Daarom moet je er veel aandacht aan besteden. Ook al is het niet het meest spannende onderdeel van de selectieprocedure voor agentschappen.