Het is van cruciaal belang om voor uw bureau een goede en volledige 'Scope of Work' (SOW) op te maken. Dit helpt om de remuneratie van het bureau te kunnen bepalen en om efficiënt te kunnen plannen en samenwerken. We doen u vijf concrete tips cadeau die we uit de praktijk bijeen sprokkelden.
1. Definiëer de SOW gedetailleerd en specifiek
Bij het bepalen van de remuneratie van een communicatiebureau bestaat de eerste stap voor de adverteerder erin om een gedetailleerde lijst van specifieke werkzaamheden op te stellen, zodat het bureau de behoefte aan middelen, de planning en de kosten kan inschatten. Indien dit niet duidelijk is, zal het bureau de onvoorziene opdrachten niet kunnen inplannen. Het stelt de marketeer ook in staat om de behoeften duidelijk te documenteren en het marketingbudget efficient in te zetten door doublures en onzekerheden weg te nemen.
Het kan uiteraard moeilijk zijn om in een dynamische markt alle marketingbehoeften voor het komende jaar perfect in te schatten. Maar het is niet omdat het niet 100% voorspelbaar is, dat u de oefening moet uitstellen of annuleren. Begin met een opsomming van de gekende opdrachten en neem ook opdrachten op die naar alle waarschijnlijkheid uitgevoerd zullen moeten worden. De lijst van deliverables van het lopende jaar is altijd een goed uitgangspunt.
2. Baseer de SOW op de gewenste output
Maak een lijst van alles wat het bureau moet opleveren. Een lijst van 'deliverables' is veel gemakkelijker te interpreteren en te concretiseren dan een lijst van rollen en verantwoordelijkheden (die uiteraard ook nodig is). Hierin beschrijft u zowel de deliverables voor de verschillende touchpoints (bvb. TV-spot, FB-post,...) als de gewenste activiteiten gelinkt aan het samenwerkingsproces (bvb. opmaak strategisch plan, positionering-workshop, enz...).
3. Definieer het vereiste niveau
Niet alle deliverables vereisen dezelfde resources. Maak een opsplitsing tussen bvb. nieuwe creaties en het updaten van bestaande creaties. Dit moet het bureau helpen om zo goed mogelijk de vereiste resources voor de SOW in te schatten.
4. Organiseren per kanaal
Verzamel de input van alle afdelingen van uw organisatie in één lijst en organiseer de SOW per kanaal.
5. Organiseer per maand
Het is ook zinvol om de activiteiten per maand op te splitsen. Zeker indien de activiteitsgraad door het jaar heen variabel is en er periodes van extra activiteiten en kalmere periodes zijn. Zo kan het bureau maand na maand de nodige middelen voorzien en pieken opvangen.
Het maken van een professionele en volledige scope of work voor uw bureau is een vrij uitgebreide klus en kost veel tijd. Maar het is zeker de moeite waard, want het kan aanzienlijke efficiëntieverbeteringen en besparingen opleveren.