Tijdens de Expert Community Sponsoring & Events van 20 september 2019 kwamen een veertigtal adverteerders en vertegenwoordigers van bureau’s samen. Drie cases, waarin de basisingrediënten voor de organisatie van evenementen eenvoudig en duidelijk werden voorgesteld, kwamen aan bod.
Er werden 3 cases besproken:
- VEEPEE (vente-exclusive.com) en het reclamebureau Clouds
- TELENET en het reclamebureau Sylvester Events
- ING en het reclamebureau New Balls Please
Iedere case had een eigen doelgroep (intern/extern event, voor personeel of klanten enz.) en eigen KPI's.
De nadruk lag niet zozeer op het zuiver operationele/organisatorische karakter van het evenement, maar op de plaats hiervan in het algemene marketing- en communicatieplan.
De case van ING toont aan dat de doelstelingen best worden vastgelegd op het moment dat er wordt wordt nagedacht over de briefing, dus in een vroege fase. Dat biedt strategisch meer. In dat opzicht raden we aan het document 'UBA-ACC Event Client Briefing' aan, downloadbaar via onze website (link).
Dit zijn de belangrijkste elementen die naar voor kwamen tijdens de casevoorstelling:
- Uitstekende communicatie tussen de klant en zijn agentschap voor een goede informatiedoorstroom (doelstellingen van het event, DNA van het bedrijf enz.)
- Een goede balans tussen creativiteit en budget
- De ROI van het event berekenen op basis van de juiste KPI's
Er rees ook een vraag rond insourcing of outsourcing.. Het mag duidelijk zijn dat die vraag niet tot een eenduidig antwoord kan leiden, want ze hangt af van de criteria die worden gehanteerd:
- Grootte van het evenement (met een impact op de interne organisatie van de adverteerder)
- Creatieve uitwerking van het gebruikte thema
- De doelgroep tot wie het event is gericht
De presentatie van die 3 cases gaf naderhand aanleiding tot interessante gesprekken die eens temeer de noodzaak in de verf zetten voor adverteerders om hun professionele ervaringen met elkaar te delen en op die manier op grotere schaal duidelijk te maken wat Sponsoring & Events inhoudt en wat de meerwaarde ervan kan zijn.