Heb je al eens in een vergadering gezeten waar je toegevoegde waarde minimaal was? Of een vergadering die uitliep qua timing? Of waar de discussie niet geleid heeft tot een duidelijk begrip van de standpunten of beslissing?
De kans is erg groot dat het antwoord ja is. Een onderzoeksbureau (studie 2007) berekende dat al die vergaderingen per jaar – enkel in Nederland - meer dan 60 miljard euro kosten (50% salaris, 28% voorbereidingstijd en 22% reiskosten). En dan hebben we het nog niet gehad over de negatieve effecten op de motivatie die weer leiden tot stress of zelfs burn-out.
Daarnaast kun je ook een duidelijk verband zien tussen het niveau in de hiërarchie en het aantal vergaderingen. De meeste (top)managers spenderen veel meer tijd in de vergaderzaal dan met hun klanten of medewerkers. Iedereen klaagt over de overvloed aan vergaderingen maar het blijkt erg moeilijk om de situatie te veranderen.
Mogelijke oorzaken:
- Vergaderen is een gewoonte geworden (een nieuwe afdeling, product of proces leidt vaak tot periodieke vergaderingen).
- Sommige mensen associëren het aantal vergaderingen met status.
- Gebrek aan moed (vaak durven mensen geen beslissing te nemen en trachten de verantwoordelijkheid te verdelen over meerdere personen).
- Onzekerheid (de doelen zijn niet helder dus laten we maar vergaderen).
- Het is makkelijker om in een vergaderzaal te zitten dan echt te werken.
- We kennen weinig alternatieven (hoewel die zeker bestaan).
Alternatieven:
Een verwandeling (vergadering al wandelend) is een geweldig alternatief voor traditionele vergaderingen (met een voorzitter, verslagen, tafels, …). De basisprincipes:
- 1 persoon bepaalt een wandelroute (+ neem een café/restaurantje op in de route voor een lunch/koffie/thee).
- Verzamel vooraf alle topics op een flip-over: kernwoord topic + naam medewerker (max. 30 minuten) en geen discussie bij het vergaren van de topics.
- De verwandeling gaat door ongeacht het weer.
- Geen leider of bepaalde procedure. Groepjes komen spontaan tot stand - naargelang de topics die jou interesseren (en hopelijk ook de topics waar jij verantwoordelijk voor bent).
- Las enkele pauzes in. Een groepje kan dan een topic samenvatten in 1 minuut - iedere topic moet 1 concreet besluit kennen (wat is de volgende stap?). Er worden automatisch nieuwe groepjes gevormd (heb je niets meer bij te dragen, dan sluit je aan bij een andere groep).
- Overloop achteraf de topics op de flip-over en schrijf er het concrete besluit of de volgende stap naast + de verantwoordelijke voor de opvolging. Neem een foto van de flip-over en je verslag is klaar.
- Afwezigen moeten zelf bij collega's te rade gaan om informatie in te winnen.
Andere alternatieven voor een meeting: even snel skypen of een conference call (max. 30’); stel een wiki op (of een ander gedeeld werkdocument); persoonlijke 1-op-1 gesprekken; een korte brainstormsessie; gebruik de methode van de 6 denkhoeden …
Cyriel Kortleven,
Internationaal spreker rondom de VeranderMindset en auteur van diverse boeken waaronder 'Less is Beautiful'
Elke week publiceren we een korte methodiek om het ‘less is more’ principe toe te passen. Hier is het derde advies van Cyriel kortleven.