Het zijn buitengewone omstandigheden en marketeers worden geconfronteerd met uitdagingen die ze nog nooit eerder zijn tegengekomen. Ook de leveranciers maken moeilijke tijden door. Procurement heeft een belangrijke rol om de de verschillende leveranciers op een correcte manier te ondersteunen. Het is nu de moment om zich als een betrouwbare partner te profileren. Ook al worden we zelf geconfronteerd met grote uitdagingen en met belangrijke besparingen, begrip en respect tonen naar leveranciers zal de relatie ook na de crisis ten goede komen.
De 'Global Sourcing' werkgroep binnen WFA werkte hiervoor zeven tips uit.
1. Wees proactief
Neem zelf contact op met al uw externe partners. Elk bureau en elke leverancier heeft een individuele aanpak nodig. Regelmatig bijpraten en behulpzaam zijn is nu een absolute noodzaak. Nu moeten we ons meer dan ooit gedragen als een betrouwbare partner. We zullen nadien allemaal profiteren van een gezonder en duurzamer marketing-ecosysteem.
2. Toon begrip
Toon empathie naar uw leveranciers. Hou het wel pragmatisch en realistisch: er zijn vandaag al meer dan genoeg 'mee-leef' boodschappen. Richt de communicatie op essentiële punten. Kies voor individuele gesprekken in plaats van e-mail, en bij videoconferenties zet u de camera zoveel mogelijk aan.
3. Noteer de volgende stappen
Schrijf aan het einde van elk overleg een kort overzicht met de belangrijkste elementen die tijdens de vergadering zijn besproken en overeengekomen. Zorg ervoor dat iedereen het eens is over de volgende stappen. Vermeld de namen van de deelnemers en projectverantwoordelijken voor een correcte opvolging.
4. Bekijk de commerciële voorwaarden
Scope van het werk, beloningsmodellen, betalingsvoorwaarden, prestatie-evaluaties... het zijn allemaal elementen die de revue moeten passeren.
- Zorg ervoor dat partners die op een 'deliverable-based' beloningsmodel zitten,kunnen overleven als de projecten na de crisis worden uitgevoerd en dat degenen die prestatiegericht vergoed worden, hun KPI's nog steeds kunnen halen, tijdens en na de crisis;
- Er is geen eenduidig antwoord met betrekking tot de betalingsvoorwaarden. Neem contact op met uw externe partners en bespreek samen mogelijke oplossingen;
Heroverweeg uw prestatiebeoordelingscriteria want de oude KPI's zijn waarschijnlijk niet langer relevant. Dat betekent dat iedereen die zijn zakelijke verwachtingen bijstelt wellicht nieuwe zinvolle -zowel tijdens als na de crisis- KPI's moet afspreken met zijn leveranciers.
5. Stimuleer het creatieve denken van uw bureaus
Creëer mogelijkheden voor hen om creatieve ideeën te delen. Bureaus hebben misschien pistes die u nooit eerder hebt verkend en deze kunnen interessant zijn voor de evolutie van uw bedrijf.
6. Deel uw ervaring
Communiceer 'best practices' op een consistente manier. Zowel in uw team als naar andere collega's en leveranciers. De ervaring van anderen kan enorm nuttig zijn.
7. Nu is misschien niet het ideale moment om een bureauselectie te organiseren
Beoordeel de mogelijke risico's voor uw bureau als deze uw bedrijf als klant zou verliezen. En als u toch een bureauselectie moet doen, zorg ervoor dat uw proces eerlijk en transparant is en gedreven wordt door langetermijndoelstellingen. Pitches kunnen mogelijkheden creëren om nieuwe relaties op te bouwen, maar het zal moeilijk zijn om de chemie tussen klant en bureau te beoordelen in een conference call.