ACC vraagt respect bureauselectie-richtlijn in event-sector

Tal van adverteerders hebben het reclamebureau van hun dromen gevonden na een chemistry meeting of een interactieve workshop. Anderen hebben een pitch georganiseerd met een beperkt aantal bureaus en hebben de verliezende bureaus een compensatie uitbetaald voor hun externe kosten. Al dan niet wordt hiervoor een ‘matchmaker’ ingeschakeld, die hen helpt bij het keuze-proces. En allemaal deden ze dat uit respect voor het talent en de meerwaarde van de creatieve sector. Maar van zodra een opdrachtgever een pitch binnen de event-sector uitschrijft, lijkt het alsof er andere regels gelden en worden er tot 10 bureaus of meer gevraagd naar advies of budgetopgave.

Nochtans schreven UBA en de ACC (Association of Communication Companies) al in 2014 richtlijnen uit voor de selectie van een eventbureau.

Door de UBA/ACC-richtlijnen na te leven, respecteert de opdrachtgever het creatief talent van de eventbureaus en wordt zowel de tijdsdruk als de budgettaire druk voor de bureaus werkbaarder, dit zal de kwaliteit van de voorstellen ten goede komen. Een win-win voor beide partijen.

Jammer genoeg merken de eventbureaus na vier jaar onvoldoende beterschap: opdrachtgevers blijven pitches uitschrijven voor een groot aantal eventbureaus. Ook de briefings zijn vaak ondermaats en de mogelijke opbrengsten voor het geselecteerde bureau liggen in vele gevallen niet in lijn met de gevraagde inspanningen.

Het schoentje wringt trouwens langs beide kanten. In hun enthousiasme om voor een nieuwe klant te mogen werken, vergeten eventbureaus al eens te vermelden dat er spelregels verbonden zijn aan een pitch. En wanneer ze merken dat er toch wel erg veel van hen gevraagd wordt, durven ze dat niet meer aankaarten uit schrik hun kansen op het winnen van een mooi budget te verkleinen.

Opdrachtgevers die de sector een warm hart toedragen, hebben alle begrip voor deze richtlijnen en realiseren zich dat de kost van competities met té veel deelnemers uiteindelijk toch wordt doorgerekend aan trouwe klanten die een lange termijn relatie met hun bureau(s) uitbouwen, zoals het hoort.

De opinies in deze bijdrage zijn eigen aan de auteur en vertegenwoordigen niet noodzakelijk de opinie van UBA.

News : UBA-ACC Event Client Briefing: Een praktische gids voor adverteerders 

Bijlage:UBA/ACC Aanbevelingen bij de selectie van een event bureau