10 vuistregels voor een geslaagde bureau selectie

Heb je een nieuw communicatiebureau nodig en weet je niet precies hoe je daaraan moet beginnen? Hou alvast rekening met onderstaande regels. Een geslaagde pitch is immers een eerste stap naar een goede relatie tussen adverteerder en bureau.

1. Begin altijd met uitgebreide behoeftenanalyse. 

Voor een goede aanpak stellen we eerst intern een boel vragen: Waar zijn we juist naar op zoek? Welke expertise hebben we nodig? Hoe werken we zelf en hoe willen we met het bureau samenwerken? Waarom stoppen we het huidige bureaucontract en wat kunnen we daaruit leren? Welke middelen hebben we ter beschikking? En vooral: wat zijn onze prioriteiten voor de selectiecriteria.

2. Pas het proces aan naargelang het soort bureau dat je zoekt.

Een selectieproces hoeft niet noodzakelijk zwaar te zijn. Een pitch zoekt geen antwoord op concrete marketing- of communicatievragen maar is vooral gericht op het zoeken naar de juiste partner waar je op langere termijn mee wil samenwerken.

3. Besteed veel tijd aan de briefing en zorg voor interne validatie.

Hoe meer achtergrond en duiding je geeft, hoe interessanter de pitch wordt voor alle partijen. De kwaliteit van de verstrekte informatie in de briefing bepaalt de kwaliteit van de aanbevelingen van de bureaus. UBA heeft verschillende basisdocumenten beschikbaar voor een goede briefing en organiseert een Master Class over dit onderwerp.

4. Maak een goede shortlist en hou deze ‘short’.

Maak uw shortlist gebaseerd op uw behoeften, niet op basis van horen zeggen. Beperk uw shortlist tot 3 bureaus. Nodig alleen bureau’s uit die een reële kans maken op selectie.

5. Voorzie een Q&A en maak de oefening ‘real life’.

Hoe interactiever het proces, hoe beter je elkaar leert kennen. Goede strategieën en campagnes zijn altijd het resultaat van een intensieve samenwerking tussen opdrachtgever en bureau. U kan niet verwachten dat een bureau met het perfect voorstel komt zonder uw feedback. Eenrichtingscommunicatie werkt niet en dus ook niet in een pitch. Daarom is het absoluut belangrijk dat u interactie en feedback inbouwt in het pitchproces. Ook tijdens de pitch werkt u samen met de bureaus.

6. Maak de selectiecriteria duidelijk.

Bepaal duidelijk op welke criteria u het bureau wil selecteren. Wat zijn voor u de prioriteiten? Zorg ervoor dat dit intern gedragen wordt door iedereen die aan het selectieproces deelneemt. Communiceer dit vervolgens eveneens aan de bureaus die uitgenodigd worden voor het selectieproces.

7. Maak het remuneratiemodel duidelijk, evenwichtig en fair.

Het remuneratiemodel moet afgesteld worden op uw behoeften en op uw manier van werken. Het beste remuneratiemodel is voor elke adverteerder anders en is meestal een combinatie van verschillende remuneratiesystemen. Informeer u over de verschillende mogelijkheden.

8. Stel het tekenen van het contract niet uit. 

Wanneer u een lange-termijn relatie aangaat met het gekozen bureau maakt u altijd een contract. En dit vooraleer het bureau op uw merk begint te werken. Contractonderhandelingen kunnen soms lang aanslepen, dus begin er op tijd mee. UBA heeft een typecontract voor zijn leden die het juridische werk aanzienlijk lichter maakt.

9. Voorzie een jaarlijkse samenwerkingsevaluatie.

Een duidelijke, volledige en eerlijke evaluatie is essentieel om de samenwerking gezond te houden. Doe het regelmatig, doe het mondeling en daarnaast ook schriftelijk en vooral voorzien duidelijke actiepunten. Vraag ook aan uw bureau een evaluatie over u als opdrachtgever. Hier kan u veel uit leren.

10. Doe beroep op een externe partij

Tja…  dit is natuurlijk een beetje product placement. De ervaring leert dat selecties waarvoor u een beroep doet op een gespecialiseerde externe consultant, beter voorbereid zijn en ook betere resultaten opleveren. Pitch-consultants kennen de bureauwereld, hebben veel ervaring met pitches en beschikken over veel informatie. Zij stellen de juiste vragen, zijn objectief en verbreden uw blikveld. En niet onbelangrijk, zij besparen je heel veel tijd.

Martine Ballegeer – Partner PitchPoint

PitchPoint begeleid adverteerders bij het optimaliseren van hun relaties met hun bureaus: operational modeling, multi-agency management, assessments and selection, mediation.

Meer weten over Agency Management?

Duid uw interessedomeinen in MyUBA om op de hoogte te blijven en uitgenodigd te worden voor de volgende opleidingen en UBA expert community sessies.