Is de samenwerking met uw communicatiebureau optimaal?

In een studie van WFA bevestigen 93% van de merken dat bureau-evaluaties erg belangrijk zijn. Tegelijkertijd moeten 85% van de deelnemers bekennen dat ze dit om allerlei redenen slechts oppervlakkig doen of niet doen. Daarnaast is er een gebrek aan een consistent professioneel tool om dit proces te begeleiden. 

Ook aan bureaukant is er ongenoegen over bureau-evaluaties. Hetzelfde WFA onderzoek wijst uit dat slechts 19% van de bureaus tevreden is met het huidig evaluatieproces. Zij geven aan dat de feedback dikwijls gebaseerd is op subjectieve opinies en emoties. En als er dan toch een evaluatie komt kan slechts 10% kwalitatieve feedback teruggeven aan haar klant. Nochtans… 'it takes two to tango'. 

Uiteraard is het goed om dagdagelijks elkaar feedback te geven. Kwestie van niet voor verrassingen te komen staan. Maar daarnaast is een meer formele, bredere en gestructureerde evaluatie een noodzaak. Minimaal een keer per jaar.

De huidige COVID-periode heeft dit probleem nog acuter gemaakt. Door het gebrek aan fysieke meetings en door een permanente verschuiving van prioriteiten staan de relaties onder druk. Er is ook minder plaats en tijd voor feedback. Terwijl merken en bureaus nu nog meer nood hebben aan wederzijds vertrouwen en echte samenwerking. Samenwerkingstools om de manier van werken aan beide kanten te optimaliseren en betere evaluatieprocessen kunnen hierbij helpen.

Een professioneel evaluatie-tool stimuleert de juiste conversaties. Weg van de stereotiepe feedback en de subjectieve opinies. Maar gebaseerd op reële 'facts en figures'. Op die manier kan de performantie van de samenwerking verbeterd worden. Het wordt een detectietool voor de ontwikkeling van extra vaardigheden in beide teams, voor een betere toewijzing van middelen, voor procesverbetering en gedragsverandering. En tot slot: een correcte evaluatie motiveert de teams.

Een goed evaluatieproces heeft volgende kenmerken:

• het is transparant voor alle deelnemers
• het is bi-directioneel: beide partijen evalueren elkaar
• het is breed en meet alle aspecten van de relatie bij alle stakeholders
• het gebeurt op regelmatige basis, zodat evoluties kunnen gemeten worden
• het gebeurt consistent, steeds op dezelfde manier, zodat we kunnen benchmarken
• het is een eenvoudige en gemakkelijk proces
• het is neutraal, wars van alle subjectiviteit
• het is actiegericht en leidt tot een concreet actieplan om veranderingen te bewerkstelligen

PitchPoint ontwikkelde recent COLLAB, een tool voor het bestendigen van duurzame merk-bureau relaties. COLLAB meet 3 dimensies:

• expertise: competenties en vaardigheden die nodig zijn voor een effectieve relatie
• proces: de operationele samenwerking die de efficiëntie van de relatie bepalen
• attitude: gedragingen die de 'chemie' van de relatie beïnvloeden

Op basis van een genormaliseerde vragenlijst wordt een samenvattend rapport gegenereerd. Enerzijds geeft dit een gedetailleerd en objectief inzicht in de huidige merk-bureau relatie. Anderzijds vormt het de basis voor een concreet actieplan.

Op 5 mei organiseert UBA een 'UBA Discover it' sessie over dit onderwerp en een concrete demonstratie van het COLLAB-tool.