Il est essentiel d’établir un 'Scope of Work' (SOW) qualitatif et complet pour votre agence afin de pouvoir déterminer la rémunération de l’agence et de pouvoir planifier et collaborer efficacement. Voici cinq conseils concrets tirés directement de la pratique.
1. Définissez le SOW de manière spécifique et détaillée
Lors de la détermination de la rémunération d’une agence de communication, la première étape pour l’annonceur consiste à établir une liste détaillée des activités spécifiques, de sorte que l’agence puisse évaluer les ressources nécessaires, le planning et les coûts. Si cette liste manque de clarté, l’agence ne sera pas en mesure de planifier les missions imprévues. Cela permet également au marketeur de documenter clairement les besoins et d’utiliser efficacement le budget marketing en éliminant les doublons et les incertitudes.
Compte tenu du caractère dynamique du marché, il est bien sûr difficile d’évaluer parfaitement tous les besoins marketing pour l’année à venir. Le fait que ces éléments ne soient pas prévisibles à 100 % ne justifie cependant pas l’ajournement ou l’annulation de cet exercice. Commencez par répertorier les missions connues et celles qui devront être exécutées selon toute vraisemblance. La liste des deliverables de l’année en cours constitue un bon point de départ à cet égard.
2. Basez le SOW sur les résultats souhaités
Dressez une liste de tout ce que l’agence devra fournir. Une liste de « deliverables » est bien plus facile à interpréter et à concrétiser qu’une liste de rôles et de responsabilités (qui s’impose évidemment aussi). Dans cette liste, décrivez à la fois les deliverables pour les différents points de contact (p. ex. spot TV, post FB, etc.) et les activités souhaitées en lien avec le processus de collaboration (p. ex. élaboration d’un plan stratégique, atelier de positionnement, etc.).
3. Définissez le niveau requis
Tous les deliverables ne nécessiteront pas les mêmes ressources de la part de l’agence. Établissez, par exemple, une distinction entre les nouvelles créations et l’actualisation de créations existantes. Cela aidera l’agence à évaluer au mieux les ressources nécessaires pour le SOW.
4. Organisez les informations par canal
Centralisez les données de tous les départements de votre organisation dans une seule liste et organisez le SOW par canal.
5. Organisez les informations par mois
Il est également judicieux de classer les activités par mois. Surtout si le niveau d’activité varie au cours de l’année et si les périodes plus chargées alternent avec les périodes plus calmes. L’agence pourra ainsi prévoir les ressources nécessaires, mois après mois, et anticiper les pics de travail.
L’établissement d’un Scope of Work professionnel et complet pour votre agence est un travail fastidieux et extrêmement chronophage. Le jeu en vaut néanmoins la chandelle, car cela permet d’améliorer considérablement l’efficacité et de réaliser des économies.