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7 conseils pour le département des achats en période de crise

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Les circonstances sont exceptionnelles et les marketeurs font face à des défis sans précédent. Les fournisseurs traversent, eux aussi, une période difficile. Le département des achats a un rôle clé à jouer dans le soutien des différents fournisseurs. Le moment est venu de se profiler en partenaire fiable. Bien que nous soyons nous-mêmes confrontés à des défis majeurs et à des économies conséquentes, faire preuve de compréhension et de respect à l’égard des fournisseurs bénéficiera à la relation, y compris après la crise.

Le groupe de travail « Global Sourcing » de la WFA a rédigé sept conseils à cet égard.

1. Montrez-vous proactif
Prenez vous-même contact avec tous vos partenaires externes. Chaque agence ou chaque fournisseur nécessite une approche personnalisée. Discussions régulières et serviabilité sont impératives. Nous devons plus que jamais nous ériger en partenaire fiable. Nous bénéficierons tous, à terme, d’un écosystème marketing plus sain et plus durable.

2. Faites preuve de compréhension
Faites preuve d’empathie à l’égard de vos fournisseurs. Restez néanmoins pragmatique et réaliste : les messages de « compassion » sont déjà bien assez nombreux. Concentrez la communication sur les points essentiels. Préférez les entretiens individuels aux e-mails, et allumez au maximum la caméra lors des vidéoconférences.

3. Prenez note des étapes à venir
À l’issue de chaque concertation, résumez brièvement les principaux éléments abordés ou convenus au cours de la réunion. Assurez-vous que toutes les parties sont d’accord sur les étapes à venir. Indiquez les noms des participants et des responsables du projet afin de garantir un suivi correct. 

4. Examinez les conditions commerciales
Le périmètre du travail, les modèles de rémunération, les conditions de paiement ou encore les évaluations des prestations sont autant d’éléments qui doivent être pris en considération.

  • Veillez à ce que les partenaires inscrits dans un modèle de rémunération « basé sur les deliverables » puissent survivre si les projets sont mis en œuvre après la crise, et à ce que ceux qui sont rémunérés sur la base des prestations soient encore en mesure d’atteindre leurs KPI, pendant et après la crise.
  • Il n’existe pas de réponse universelle en ce qui concerne les conditions de paiement. Contactez vos partenaires externes et envisagez ensemble les solutions possibles.
  • Revoyez vos critères d’évaluation des prestations, car les anciens KPI ne sont probablement plus pertinents. Cela signifie que tout qui ajuste ses attentes commerciales devra peut-être convenir de nouveaux KPI avec ses fournisseurs, à la fois pendant et après la crise.

5. Stimulez la pensée créative de vos agences
Donnez aux agences l’occasion de partager leurs idées créatives. Elles peuvent en effet vous proposer des pistes que vous n’avez jamais explorées auparavant, et qui peuvent se révéler intéressantes pour l’évolution de votre entreprise.  

6. Partagez votre expérience
Transmettez les « meilleures pratiques » de manière cohérente, tant à votre équipe qu’aux autres collègues et fournisseurs. L’expérience des autres peut s’avérer extrêmement utile.

7. Le moment n’est peut-être pas le mieux choisi pour organiser une sélection d’agence
Évaluez les risques potentiels pour votre agence si elle vous perdait, en tant que client. Si vous devez malgré tout sélectionner une agence, veillez à ce que votre procédure soit juste, transparente et axée sur des objectifs à long terme. Si les pitchs peuvent ouvrir la voie à de nouvelles relations, il reste difficile d’évaluer l’alchimie entre client et agence via une conférence téléphonique.